Kuidas värbamisprotsesse efektiivsemaks muuta? Intervjuu agentuuri Smartful Growth juhi Helen Pärliga

Rääkisime agentuuri Smartful Growth asutaja Helen Pärliga sellest, kuidas värbamistarkvara abil paremat värbamisteenust ja kandidaadikogemust pakkuda. Heleni sõnul peaksid värbajad rohkem mõtlema oma tegevuste automatiseerimisele, sest värbamine muutub aina keerulisemaks.

Millistele positsioonidele aitate oma klientidel värvata?

Aitame kliente peamiselt tippspetsialistide ja juhtide otsingul. Kliendid on meil täna seinast seina – väikeettevõtetest ja kiire kasvuga starupidest kuni suurte rahvusvaheliste tööandjateni välja. 

Suures plaanis on meil umbes 10 projekti korraga töös. Sageli ei tähenda üks projekt muidugi ühe inimese otsingut, vaid ühe projekti all võib olla ka mitme töötaja otsing. 

Mis ajendas teid värbamistarkvara kasutusele võtma?

Ma väga usun sellesse, et kõike, mida saab teha masin, peaks tegema masin. See annab meile võimaluse panustada neis kohtades rohkem, kus on suurem lisaväärtus. Ja värbamises on see kindlasti kandidaadikogemus. 

Seega võiks värbamistarkvara võimalikult palju meie eest ära teha ja olla piisavalt paindlik, et me ei peaks ehitama oma protsesse tarkvara järgi, vaid tarkvara peaks kohanema meie protsesside järgi. Mind isiklikult ajendas värbamistarkvara otsima sisemine uskumus, et süsteemsus aitab produktiivsust tõsta. Otsisin võimalust protsesse automatiseerida. 

Kuidas valida enda vajadustele kõige sobivamat värbamistarkvara?

Mina kasutasin välistamismeetodit. Olime klientidega töötades näinud erinevaid värbamistarkvarasid ja mõni on ausalt öeldes kohutav. Mul oli enda jaoks tekkinud ettekujutus, et millist tarkvara ma kindlasti ei soovi. 

Pole vaja värbamistarkvara, mille puhul teed ikkagi asju käsitsi. Lisaks üks prioriteet oli kindlasti see, et värbamistarkvara pidi aitama meil paremat kandidaadikogemust pakkuda.

On sul teistele värbajatele soovitusi, mis neid värbamistarkvara valikul aidata võiksid?

Ma soovitaksin kaardistada oma protsess ning siis otsida sellele vastavat parimat lahendust. Ja ma soovitan enda jaoks tarkvara eesmärk väga selgelt läbi mõelda. 

Meil oligi näiteks eesmärk automatiseerida ja süsteemsust hoida. Meie esimeseks prioriteediks ei olnud näiteks see, et kogu info oleks 100% ühes kohas. Pigem, et tarkvara aitaks meil protsessi hoida ja vajalikke samme läbida. 

Kui oluline oli värbamistarkvara valikul klienditoe olemasolu ja kvaliteet?

Kindlasti oli see oluline. Ma olen personalijuhina töötanud suures rahvusvahelises audiitorbüroos ja meil oli globaalselt kasutuses kõikides riikides sama süsteem. Nagu tihti suurte gruppidega juhtub, siis need olid ajast ja arust ning mitte kõige efektiivsemad. Ja klienditugi polnud piisav. 

Ja siin ma ei mõtle seda, et kliendituge polnud – oli küll, aga see oli kauge email, millele vastas keegi tundmatu mingitel arusaamatutel aegadel ning lisaks ei saanud sa umbes 75% kordadest ka vastust, mida tegelikult vajasid. Oli näha, et tegemist oli standardvastustega.

Ma otsustasingi RecruitLabi kasuks seetõttu, et klienditugi on päriselt justkui käega katsutav. Lisaks on kohaliku tarkvara puhul võimalus panustada kohaliku turu kasvu ning nagu nüüd praktika näitab, siis võimalus ka omalt poolt panustada tarkvara pidevasse arendamisse, et see veel paremini meie protsessidele ja vajadustele vastaks.

Lisaks eestikeelsele klienditoele, mis pani sind RecruitLabi kasuks otsustama?

Mulle väga meeldib, et RecruitLab on lihtne. Kohe peale vaadates tundus loogiline, sest tarkvara  on visuaalne ja hoomatav. Ilma igasuguse õpetuseta on võimalik RecruitLabi värbamistarkvara kohe kasutama hakata.

Värbamisagentuurina meile sobis see, et iga projekti raames saame tegelikult oma protsessi ümber ehitada. Sest iga kliendiga on meil protsess erinev. Ühe kliendiga on üks intervjuu ja siis kodutöö, teistega võib-olla 4 intervjuud jne. Värbamisprotsessid on väga erinevad ja RecruitLab pakub selleks piisavalt mänguruumi ja annab samas hea ülevaate kõikidest erinevatest projektidest. 

Seda ma tarkvara valiku hetkel ei osanud arvestada, aga täna on kindlasti suur boonus see, et ma ei pea kasvades tarkvara maha jätma ja uut otsima hakkama, vaid tarkvara kasvab koos meie ja teiste klientide vajadustega. Saame väga avatult oma soove ja tagasisidet RecruitLabiga jagada ning on näha, et väga kiirelt lähevad ettepanekud arendusse. Seega tarkvara on pidevalt arengus ja kasvab koos klientide vajadusega. 

Muuda värbamine efektiivseks

Broneeri tasuta konsultatsioon, et näha, kuidas RecruitLabi abil efektiivsemalt värvata. Konsultatsiooni käigus saad:

Kuidas sa RecruitLabi värbamistarkvara kasutamist alustasid?

Alustasin konkreetse projekti loomisega RecruitLabis. Ma arvan, et mul oli selline tunnike, kui sedagi, omaette värbamistarkvaras ringi vaatamise aega ja siis tegelikult oli mul üldpilt juba olemas. See oli üpris lihtne ja arusaadav. Üsna ruttu katsetasime kohe ka maandumislehe loomist, seejärel tegevuste automatiseerimist. 

Sinu tiimiga on liitunud viimasel ajal uusi liikmeid, kuidas nemad RecruitLabi kasutusele võtavad?

Ma ei ole siin ilmselt väga hea eeskuju, sest me ei ole neile otsest demo või omapoolset õpetust teinud. Ma olen pigem nad tarkvarasse sisse lasknud ja palunud neil uurida ja katsetada. Aga katsetamise järel oleme korra ka läbi arutanud ja ma olen põhilised sammud RecruitLabis koos nendega üle käinud. Enamasti neil endal selleks ajaks enam väga küsimusi ei ole. See näitab taas, et RecruitLabi on väga kerge kasutama õppida. 

Mis on olnud peamised kasud, mida värbamistarkvara kasutuselevõtt teile toonud on?

Suur ajavõit on tulnud tegevuste automatiseerimisest ja näiteks ajatatud e-kirjade kasutamisest. RecruitLab on aidanud rohkem projekte paralleelselt töös hoida ilma, et kandidaadikogemus või klientide rahulolu kannataks. Värbamistarvara aitab meil tagada seda, et kandidaadid on nö silma all ja informeeritud.

Tiimil on palju parem ülevaade kõikidest projektidest. Mul on endal tiimijuhina kerge võtta välja mõne teise tiimiliikme projekt ning saada sealt kiire ülevaade, et kellega, mida ja mis etapis on tehtud. Sisuliselt saan ma projekti ülevaate ka ilma, et tiimiliikmelt ülevaadet küsiksin. 

See tuleb väga kasuks, kui klient on just telefoni otsas muude küsimustega ja siis küsib nii muu seas ka näiteks mõne värbamisprojekti ülevaadet. Oskan kohe vaadata, et mitu inimest meil pipeline’is on, kellega on meie poolt vestlused tehtud ja kui palju kandidaate oleme kliendile juba esitanud või esitamas. 

Lisaks on kandidaadikogemus kindlasti paranenud. Üha rohkem tuleb kandidaatidelt tagasisidet, et neile protsess meeldis. Isegi nendelt kandidaatidelt, kes pole valituks osutunud, saame tagasisidet, et protsess oli tore ja tänatakse mõnusa kogemuse eest. 

Milliseid RecruitLabi võimalusi Sinu tiim kõige sagedamini kasutab?

Meile väga meeldib, et kandidaadid on visuaalselt kogu aeg silme ees. RecruitLab on justkui töölauana üles ehitatud. Hoopis teistsugune, kui mõned muud värbamistarkvarad, kus tegelikult kasutatakse nii öelda nimekirjavaadet, mis ei ole kõige mugavam viis silmaga kiirelt haarata. 

Kasutame maandumislehtede ja  töökuulutuste tegemiste tööriista. Lisaks automatiseeritud vastustele kasutame ajatatud e-kirju, mis võimaldavad anda õigel ajal kandidaadile personaalset tagasisidet. 

Kohe kui keegi kandideerib, saab ta meilt e-kirja, kui nihutame kellegi järgmisesse etappi, saab ta meilt automaatselt info, kui kandidaat on vestlusel käinud, saab ta seejärel meilt info, keegi ei jää tänu automaatsetele e-kirjadele ilma tagasisidest. Kõik sellised asjad on aidanud palju aega kokku hoida. Oleme seetõttu suutnud sama ressurssiga teha rohkem projekte. 

Milliseid mõõdikuid sa tiimijuhina värbamisprojektides jälgid?

Kõige enam jälgin kiirust ehk kui kiiresti projektid edasi liiguvad. Ja seda on RecruitLabi sisselogides kohe väga hea vaadata, et mitu kandidaati sul mingis etapis on.

Me täna mõõtmiste poole pealt ei ole kindlasti kõige eeskujulikumad. Aga see on meil tuleviku mõttes juba lahti mõeldud, et kuidas seda parandada ja miks. Täna jälgime projekti eluiga ehk kui kaua projektid keskmiselt võtavad, ja keskmist kandidaatide arvu. Kui need kestused pikaks lähevad, või kandidaatide arvud on alla keskmise, siis vaatame otsa, et miks.

Mis on Sinu hinnangul 3 asja, millega värbajad arvestama peavad?

Olgem ausad, värbamine läheb veelgi keerulisemaks. Kuna on näha, et täna ei ole ka häid värbajaid väga kerge leida, aga värbamismahud on kasvutrendis, siis olemasolevad värbajad peavad enda protsessid automaatsemaks ja efektiivsemaks tegema, et seeläbi äri ootustele vastata ja siiski vajalikud mahud ära täita.

Ja mul on seda natuke isegi piinlik öelda, aga ma tahaks loota, et äkki 2022 on see aasta, kus turu surve on nii tugev, et kõik tööandjad jõuavad tõdemuseni ja praktikani, et iga kandidaat väärib vastust. Nii kurb on näha, et tehakse endale nii suur karuteene sellega, et kandidaat jäetakse ripakile. 

Iga kandidaat on kulla hinnaga. Kui sa korra jätad talle kehva kogemuse, siis ta tagasi ei tule ehk ettevõttele teist võimalust ei anna. Ja kui ta täna ei olnud see õige ja sobiv kandidaat, siis kus sa tead, et ta seda 5 aasta pärast pole? Võib-olla siis on ta just see oma valdkonna ükssarvik, keda sa turult otsid? 

Marie Evart

Artikli autor:

Marie Evart

Jaga sõbraga:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Reddit
VK
Scroll to Top

Meie veebileht kasutab küpsiseid

Nagu enamik veebilehti, kasutame ka meie küpsiseid, et analüüsida veebilehe külastusi ja pakkuda Sulle paremat kasutuskogemust.
Valides "Nõustu", nõustud küpsiste salvestamisega oma seadmesse. Küpsiste kohta lisateavet saad lugeda siit

Meie veebileht kasutab küpsiseid

Nagu enamik veebilehti, kasutame ka meie küpsiseid, et analüüsida veebilehe külastusi ja pakkuda Sulle paremat kasutuskogemust. Valides "Nõustu", nõustud küpsiste salvestamisega oma seadmesse. Küpsiste kohta lisateavet saad lugeda siit